Tecnología básica para Pequeñas y Medianas Empresas

Los avances tecnológicos han aumentado considerablemente la facilidad con la que se puede administrar y hacer crecer una pequeña empresa. Si tan sólo la tecnología no fuera tan complicada.

Hoy en día, sobrevivir es difícil para cualquier empresario —y mucho más tener éxito— sin una fuerte dosis de tecnología. Se necesita un sitio web bien diseñado y fácil de usar (algo obvio), y además puede ser muy beneficioso usar software, aplicaciones web y equipos que le permitan gestionar inventario, hacer seguimiento a las compras de clientes, procesar facturas, administrar la nómina salarial y comunicarse con el personal. La mayoría de los empresarios quieren la libertad de dejar la oficina pero seguir conectados, lo que significa que ellos (y su personal) necesitan estar equipados con teléfonos celulares, computadoras portátiles y aparatos inalámbricos.

No hace mucho, la tecnología más reciente sólo estaba disponible para las mayores empresas con los bolsillos más llenos. Ahora, los precios han caído ya que grandes compañías como Microsoft, Oracle, IBM y SAP intentan llegar al mercado de las pequeñas empresas. Cada vez más, el software está disponible a través de la web como "software como servicio" o SaaS (por sus siglas en inglés) reemplazando a software más costoso que se debe comprar e instalar al momento. El software de fuentes abiertas, es decir, el software cuyo código fuente está disponible en Internet para poder ser modificado o usado por cualquier persona, ha hecho posible que los dueños de pequeñas empresas (a menudo con la ayuda de desarrolladores o consultores) adapten el software a sus necesidades particulares.

Aspectos básicos de la tecnología

Si usted recién empieza, es bastante posible que se sienta abrumado por la cantidad de tecnología que necesitará para administrar su negocio de forma eficiente y profesional. Le pedí a Ramon Ray, editor de SmallBizTechnology.com, que ofreciera algunos consejos. El experto afirma que cada pequeña empresa necesita los siguientes componentes básicos:

* Hardware, como computadoras de escritorio, computadoras portátiles, teléfonos y aparatos inalámbricos.

* Software, desde un simple procesador de texto a aplicaciones específicas de su industria.

* Un servidor, que es una computadora central que comparte datos, archivos y aplicaciones y le permite a usted y a sus empleados acceder a Internet o usar la misma impresora.

* Aparatos de redes, como routers, puntos de conexión e interruptores, que conectan estaciones de trabajo y brindan funciones de seguridad, como firewalls.

A menos que tenga amplia experiencia en tecnología, un consultor informático puede ser su mejor amigo, afirma Ray. Para encontrar uno, solicite referencias a otros dueños de empresas, o consulte con el grupo de su industria o asociación comercial para obtener una recomendación. Algunos consultores, muchos de los cuales son dueños de pequeñas empresas, cobran por hora o día; otros cobran una tarifa plana. Cuando contrate un consultor para instalar software o crear una red, recuerde que probablemente necesitará ayuda más adelante, cuando el sistema inevitablemente colapse o simplemente necesite mantenimiento. Vea si puede negociar un acuerdo de servicio a largo plazo como parte de su acuerdo de consultoría.

Además de los aspectos básicos ya descritos, también necesitará productos tecnológicos específicos para ayudar a que su negocio funcione mejor. Lo que necesite puede variar según la industria. Por ejemplo, si su empresa utiliza mucho papel —en el caso de una firma de de abogados o de contadores— quizás le convenga invertir en un sistema de documentación por imágenes, que le permite convertir papel en archivos electrónicos. Si usted es un minorista, probablemente necesite un sistema de puntos de venta, que es básicamente una caja registradora electrónica que le permite rastrear ventas. Casi todas las empresas se beneficiarán de un programa de base de datos, que permiten reunir, almacenar y organizar datos, como información de contacto de sus clientes, proveedores y vendedores. Antes de realizar una inversión en un producto específico, considere las opiniones de los usuarios actuales al consultar revisiones en lugares como www.cnet.com, www.zdnet.com y www.pcmag.com.

¿Aún se siente abrumado? Ray afirma que ayuda dividir su empresa en distintas funciones y luego decidir qué software o hardware (o combinación de ambos) puede ayudar en cada área. Las siguientes son cuatro funciones comunes.

Ventas y marketing

En el mercado existen muchos programas que pueden ayudarlo a cultivar relaciones con clientes. Cada vez más empresas prueban software para administrar las relaciones con los clientes, o CMR por sus siglas en inglés, que organiza la información de contacto de clientes actuales y posibles, y permite que múltiples usuarios (como un equipo entero de ventas) rastreen los hábitos de compras de los clientes. Enter los programas más populares se encuentran los sistemas de administración de contactos SaaS CRM, de Salesforce.com; Dynamics CRM, de Microsoft; Maximizer, ACT y Gold-Mine. Si quiere promover su empresa a través de boletines electrónicos, un software especial para marketing por correo electrónico fabricado por Lyris, Oracle, Unica y otros proveedores puede ayudarlo a crear e-mails dirigidos a un público específico y libres de spam para enviarlos a sus listas de distribución.

Administración de inventario y operaciones

Si usted almacena mercadería, entonces los códigos de barras, las etiquetas de identificación de radiofrecuencia, los escáneres y software relacionado pueden ayudarlo a llevar la cuenta del inventario y enviar a tiempo los pedidos de los clientes. Algunas empresas usan un sistema de planificación de recursos de empresa (ERP, por sus siglas en inglés), que utiliza elementos de programas tanto de hardware como de software para integrar varias funciones, como distribución, envíos y facturación. Un sistema ERP puede ayudar al propietario de una empresa a determinar la cantidad de inventario que necesita para evitar una exceso de mercadería, lo que puede reducir los gastos generales. Entre los principales nombres en la industria del ERP se encuentran Microsoft, NetSuite y Aplicor.

Financiación y contabilidad

Especialmente si no se le dan muy bien los números, un programa de software de contabilidad puede ayudarlo a organizar las finanzas de su negocio, controlar las facturas pendientes y determinar cuánto efectivo tiene disponible su empresa. El administrador de libros en línea que lleva la cuenta de los gastos de las empresas también le hará la vida más fácil (a usted y a su contador) cuando llegue la hora de declarar impuestos. Muchos propietarios de empresas usan QuickBooks, MYOB, Peachtree o Microsoft Office.

Gerencia general

El dueño de una empresa puede invertir en una tecnología sofisticada llamada software de inteligencia empresarial (BI, por sus siglas en inglés), que reúne datos de varias áreas —como contabilidad, administración de inventario y ventas— y entrega informes y análisis. La tecnología BI puede ayudar al empresario independiente a determinar qué factores impulsan las ganancias e determinar qué áreas de la empresa no funcionan bien. IBM Congos, Sage, SAP, MicroStrategy y SAS Institute ofrecen herramientas de BI.