Cómo obtener ventajas de la telepresencia

En el Arte de la Telepresencia en Internet, el controversial artista electrónico Eduardo Kac dice: “La introducción de la tecnología televirtual en la sociedad, en general, está reordenando nuestro campo de acción e interacción en todas las esferas públicas. Está claro que las llamadas de teléfono y los mensajes de correo electrónico nunca volverán a ser lo mismo, después de que el vídeo de movimiento completo conquiste las líneas digitales de banda ancha. Las conversaciones pasarán a ser multimedia y las experiencias de telepresencia se convertirán en algo cotidiano. La tecnología seguirá viajando hacia el cuerpo, reconfigurándolo y transportándolo a lugares remotos”.

Las soluciones


Este pequeño fragmento del artículo, escrito en 1996, señala lo que está sucediendo en la actualidad con las soluciones de telepresencia en el mundo. Las empresas comenzaron a implementar la herramienta con el objetivo de ahorrar costos en viajes y optimizar el tiempo del ejecutivo, que, allá por los ´90, debía realizar vuelos semanales “a lugares remotos” para reunirse personal

mente con gerentes de otras sedes y tomar decisiones. Las primeras salas de telepresencia eran muy grandes, ocupaban gran espacio físico y, como toda tecnología inicial, no ofrecían calidad de sonido e imagen satisfactorias. No obstante, cumplían con su objetivo: el ejecutivo viajaba menos y aprovechaba mejor su tiempo.

Técnicamente el término “Telepresencia” fue creado por Marvin Minsky, científico norteamericano y cofundador del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) y significa presencia remota. En otras palabras, es un medio que proporciona a la persona la sensación de estar físicamente en otro lugar por medio de una escena creada por computadora. La tecnología vincula sensores remotos en el mundo real con los sentidos de un operador humano: así, el usuario puede operar el equipo como si fuera parte de él.

“La telepresencia aterrizó en la Argentina durante la última crisis, para responder a la creciente necesidad de reducir gastos de traslado”, dice Pierre Rodriguez, vicepresidente para el Caribe y Latinoamérica de Polycom, uno de los desarrolladores de la industria.

La movida ayudó también a derribar uno de los principales malentendidos para con esta tecnología: muchos empresarios la consideraban al mismo nivel que la videoconferencia. “Claramente son dos herramientas de colaboración, ambas permiten el uso integrado de imagen, audio y recursos gráficos. Pero, la telepresencia tiene la diferencia de ser un concepto y no sólo una tecnología colaborativa: combina innovación tecnológica y entorno, creando una inmersión sensorial para lograr en el colaborador una nueva cultura productiva”, señala Martín Cancelare, Solution Development Manager para el Cono Sur del implementador Logicalis.

En cuanto al aspecto técnico, los proveedores resaltan que la telepresencia es superadora de la videoconferencia por las soluciones y dispositivos que la componen y que le permiten ofrecer al usuario una mejor ambientación de las salas, múltiples pantallas, cámaras y micrófonos de alta calidad, y una experiencia inmersiva de colaboración. “Todo esto posibilita que el tiempo de duración de una reunión sea prolongado y se reduzca el cansancio típico de una videoconferencia, que es más rígida y lineal”, agrega el especialista.

La experiencia del banco

Para comprobar la efectividad de la solución, nada mejor que hablar con aquellos que ya la están utilizando. Por ejemplo, el Banco Supervielle incorporó, hace dos años, una solución de Polycom. “La plataforma que implementamos incluye equipamiento para seis salas de video conferencia HD: dos en casa central, en Buenos Aires, dos en San Luis, una en la sucursal cabecera de Córdoba y, la última, en la sucursal cabecera de Mendoza”, explica Héctor Noceti, gerente de Infraestructura Tecnológica de la entidad ante IT Business. “También se implementó un equipo multipunto y un gatekeeper RMX 1000 Polycom más un sistema para gestionar la solución con posibilidad de incorporar a clientes de PC con el CMA-4000”, agrega.

En cuanto a los obstáculos a solucionar para implementar la solución de modo satisfactorio, Javier Garcia Lage, jefe de Telecomunicaciones del banco, amplía: “Necesitábamos facilitar la realización de reuniones comerciales, operativas, gerenciales con las sucursales cabeceras, y a la vez optimizar el gasto y el tiempo insumido”.

El resultado se mide hoy en números duros. “Calculamos el retorno de la inversión sólo considerando el ahorro en los viáticos y sin considerar otros factores más difíciles de valorizar como es el tiempo que se desaprovecha durante los traslados. Apenas desplegada la solución observamos que su uso se expandió a los sectores comerciales y capacitaciones”, cierra García Lage.

Justamente, uno de los desafíos para los desarrolladores de soluciones de telepresencia es demostrar toda el potencial de la herramienta, más allá de la reducción de costos. Al respecto, Rodriguez dice: “2009 fue un año duro para los servicios de voz: las soluciones orientadas a ese segmento sufrieron por la crisis. Las compañías recortaron en viajes y las soluciones de video y de voz salvaron el ahorro. Ahora, que las empresas pudieron recuperar el ritmo anterior, buscan aumentar su productividad al máximo, y aquí es donde el valor de la telepresencia salta a la escena”.

Para el ejecutivo, la solución toma fuerza en su carácter de herramienta colaborativa. “Son cada vez más las empresas que se inclinan por integraciones de Comunicación Unificada. Esto equivale a pensar en algo más que sólo ver a la persona en la pantalla sino también compartir con ella el powerpoint, que esté desarrollando, intercambiar archivos en tiempo real, poder sumar a más de un participante en la conferencia. Todo a través de la misma plataforma”, destaca.

Según Cancelare, de acuerdo a su experiencia en implementaciones realizadas, percibe que las soluciones colaborativas impactan directamente en la productividad de la empresa a través de la mejora de productividad de sus integrantes por varios efectos impulsores. Desde Logicalis, el especilista comenta: “Principalmente, las personas son más eficientes con su tiempo, es decir que lo utilizan de manera más óptima y ordenada, solucionando rápidamente problemas diarios, que, por otras vías de comunicación, llevarían días. Por ejemplo, permite realizar varias reuniones con personas de distintos lugares del mundo en un mismo día”.

Según agrega Cancelare, la solución genera un ahorro en los costos directos operativos. “En principio, por ahorro de viajes y de múltiples comunicaciones. Hay una rápida recuperación de la inversión a través de la usabilidad de la herramienta”, completa el ejecutivo.

Todo, en una plataforma

Una empresa que logró comprobar la utilidad de la telepresencia en ese sentido es la consultora Accenture Argentina. Su primera implementación fue, en 2008, la Telepresence de Cisco Systems. “Actualmente, tenemos 60 salas distribuídas alrededor de nuestras oficinas en el mundo: 28 en América, 16 en Europa y 16 en Asia/Pacífico. En la Argentina, instalamos un sistema 3000 de tres pantallas en abril de 2008. Fuimos la primera sala de telepresencia de América latina. Desde este mes y hasta septiembre de 2011, instalaremos 10 salas más. En algunos países, ya estamos instalando la segunda y tercera sala, lo que denota el grado de utilización de este tipo de tecnología”, destaca Guillermo Bogado, CIO de la filial argentina de la consultora.

Cuánto cuesta

En cuanto a la inversión realizada, Bogado comenta: “Los números hablan por sí mismos: en el año fiscal 2008, en el marco de nuestra empresa, se realizaron 790 reuniones con 6.345 participantes y un ahorro en viajes, movilidad y hoteles estimado en u$s 7 millones. En 2009, se realizaron 2.541 reuniones con 17.807 participantes y un ahorro estimado en u$s 15 millones. Y, en lo que va de este año, se realizaron 6.449 reuniones con 44.500 participantes y un ahorro estimado en alrededor de u$s 17 millones”.

El CIO agrega que, adicionalmente, calcularon a nivel global el impacto en la huella ambiental de la compañía, en cuanto a la reducción de las emisiones de CO2 que se logró a través de la implementación de la telepresencia. “Se evitó emisión por 1.8 toneladas (Tn), en 2008, 4.4 Tn, en 2009, y 4.3 Tn, en 2010”, concluye. La experiencia de Accenture también deja lugar para otra experiencia: la herramienta se torna más productiva en la medida que se logra integrar a todos los espacios de trabajo de la empresa, en todos los momentos posibles y no sólo como una solución pensada únicamente para el ejecutivo de primera línea.

En este sentido, Bogado aclara: “El servicio está disponible para todo el personal, sin restricción. El sistema de reservas es extremadamente simple e integrado con el sistema de calendario, que ya todo el personal manejaba. Del mismo modo que se agregan personas en la programación de una reunión en un calendario, se agregan las salas de telepresencia involucradas, chequeando en línea su disponibilidad”.

Para Cancelare, de Logicalis, la principal barrera para el desarrollo de esta tecnología a nivel regional y no sólo local, es la disponibilidad de ancho de banda en los sitios desde los que se necesita operar. “Se sabe que la principal ventaja de esta herramienta es la comunicación instantánea entre distintos puntos geográficos, creando una percepción virtual comparable a reuniones presenciales”, comenta el ejecutivo. “Por esa misma razón, cuanto más distante e inaccesible sea el sitio, mayor valor tendrá la tecnología, pero este valor es directamente proporcional a la complejidad y al precio del acceso WAN del lugar”, agrega.

Ya en cinco años la telepresencia promete dejar de ser exclusividad de las empresas y llegaría hasta los hogares. Rodriguez, de Polycom, indica: “A medida que los costos de la red vayan bajando y se desarrolle definitivamente un nuevo algoritmo de compresión, que consuma la mitad o todavía menos del ancho de banda que ahora, la telepresencia se convertirá en una herramienta cotidiana”.

Por cierto, una de las tendencias más fuertes para el segmento se corresponde con la telepresencia móvil: los smartphones ya están pidiendo tecnología 3D para poder hacer uso de esta tecnología. Según creen los especialistas, dentro de muy poco tiempo será posible realizar sesiones a través de los celulares. Esto implicaría un gran avance para la solución, dado que el ejecutivo podrá ser realmente “telepresente” al cortar la dependencia de la sala de proyección.

Sin embargo, igual de claro está entre los especialistas que, para poder sostenerlo, todo el sistema será necesario basarlo en la nube: “Las redes de telepresencia estarán enganchadas al cloud computing, el usuario podrá grabar las sesiones y asistir a las conferencias desde cualquier dispositivo”, asegura Rodríguez.

En el smartphone

Cancelare también se juega a todo por el 3D: “Las salas de telepresencia están mejorándose día a día, agregando elementos que permiten independizar al usuario de la tecnología para crear esa sensación de presencia sin intermediarios. Al respecto, los diseños 3D ya están siendo desarrollados por la mayoría de los fabricantes, así como también mejoras que apunten a la comodidad de los usuarios”.

Al igual que su colega Rodríguez, cree que en la nube estará la clave del porvenir de esta tecnología: “Es factible que en el futuro exista una red global de telepresencia, que permita conectar salas de todos el mundo independientemente de la marca, creando una red mundial de colaboración por video, independiente de las redes de transporte y de los fabricantes”.

El camino hacia el ejecutivo telepresente ya está construído y sus cimientos están basados en los smartphones y el cloud computing. Tal como dicen los especialistas, sólo barreras técnicas perfectamente salvables impiden que el hombre de negocios de hoy llegue al final sin problemas. Pero no caben dudas de que en pocos años esta transformación tendrá lugar y el cuerpo del ejecutivo será un paquete de bytes que recorrerá el mundo en cuestión de segundos. Habrá que ver cuán preparado se encontrará éste para aprovechar al máximo toda la potencia de la solución.