Nuevo software puede rastrear las actividades de los trabajadores con gran detalle para ¿mejorar la comunicación?

Muchas aplicaciones de mensajería instantánea y correo electrónico nos muestran quién está conectado en cualquier momento. Una nueva aplicación de comunicación lleva todo esto un paso más allá. Nos dice si un compañero de trabajo está ocupado trabajando en su escritorio, si está hablando por teléfono, o si ha abandonado el edificio para el almuerzo.

El sistema, llamado myUnity, fue desarrollado en FX Palo Alto Laboratory, un laboratorio de investigación empresarial de Fuji Xerox. La aplicación de teléfono inteligente y escritorio ofrece a los usuarios una lista de contactos visuales que muestra lo que sus contactos están haciendo. Esto puede ayudar a los usuarios a decidir cuándo sería un buen momento para ponerse en contacto con alguien, y la mejor manera de hacerlo. MyUnity se basa en múltiples fuentes de información, incluyendo la ubicación del teléfono móvil que ejecute la aplicación, así como la información procesada por la webcam del usuario. El software proporciona una interfaz de un único clic para ponerse en contacto con alguien, ya sea a través de correo electrónico o mensaje instantáneo.

Jacob Biehl, miembro del equipo que desarrolló myUnity, afirma que el software puede ayudar a los usuarios a desarrollar su actividad en un lugar de trabajo cada vez más fragmentado."El número de herramientas que la gente utiliza para comunicarse con sus colegas es cada vez mayor. Las personas trabajan en diferentes lugares y a distintas horas", señaló Biehl.

El software, disponible para equipos con Windows y teléfonos inteligentes Android, utiliza códigos de colores simples y texto para mostrar si una persona está, por ejemplo, sentada sola en su lugar de trabajo, o si está lejos de su escritorio, pero todavía sigue en el edificio. Esto hace que sea fácil decidir si es mejor dar un paseo para hablar con alguien, o llamar a su teléfono móvil, aseguró Biehl. La interfaz también puede mostrar información más detallada, por ejemplo, mostrando mensajes de estado de mensajería instantánea o servicios de VOIP, además de obtener información procedente de calendarios públicos.

La información es recogida por una suite de software y sensores que envían los datos a un servicio ejecutado en la nube, al que los clientes de los usuarios pueden acceder. El software instalado en una red corporativa hace un seguimiento del lugar desde donde la gente inicia sus sesiones; y la aplicación telefónica comparte su información de ubicación (aunque sólo la ciudad en la que nos encontramos es compartida con otros usuarios). "También se puede anular esta opción con una etiqueta personalizada para determinados lugares como, por ejemplo, nuestra casa", explica Biehl. Cuando alguien está en la oficina, su ubicación aproximada dentro del edificio se puede establecer claramente a través de puntos de acceso Wi-Fi y sensores Bluetooth que hagan un seguimiento de su teléfono u ordenador portátil.

MyUnity puede saber si una persona está trabajando en su escritorio, y para ello usa su webcam o una cámara de seguridad que tenga vistas a su área de trabajo. "Se busca el movimiento en ciertas áreas definidas por el usuario", afirma Biehl. Eso permite que esta parte del sistema no sólo detecte el movimiento de alguien que esté sentado en su escritorio, sino también detectar la presencia de un visitante. El equipo está experimentando con el uso de sensores infrarrojos que detectan la presencia de la gente pero no capturan vídeo.

El software del teléfono Android también detecta si una persona está en una llamada, mientras que la versión de escritorio sabe si una persona está utilizando activamente su ordenador o no. La capacidad de rastrear el uso del teléfono de escritorio se añade al servicio. Los usuarios pueden elegir cuánto quieren que el sistema comparta acerca de ellos.

MyUnity ha estado en uso en el FX Palo Alto Laboratory durante varios meses, y ahora también está siendo utilizado en una división de Fuji Xerox en Japón. Las entrevistas con los usuarios han demostrado que la herramienta puede ayudar a mejorar las comunicaciones, asegura Biehl. "Hemos visto una reducción en el número de e-mails que se envían y un aumento en la comunicación cara a cara—lo que demostró que estábamos proporcionando información sobre oportunidades para que las reuniones que se produjesen", afirma. Los usuarios también tomaron parte en unas pruebas que demostraron proporcionar un mayor conocimiento de los patrones típicos de disponibilidad de sus compañeros de trabajo mediante el uso de la herramienta.

"MyUnity es realmente una buena integración de todas estas distintas corrientes que forman parte de los lugares de trabajo hoy día", asegura Jason Hong, que se dedica a asuntos de privacidad e informática móvil en la Universidad Carnegie Mellon, y que probó el servicio este verano. "Hoy día la situación es un poco como antes de los feeds de noticias de Facebook: la información está ahí fuera, pero tienes que ir a buscarla por ti mismo".

Sin embargo, como señala Hong, no todos los lugares de trabajo pueden ajustarse fácilmente a este tipo de seguimiento. "En una organización donde haya antagonismos, podría no funcionar tan bien", afirma. A los usuarios también puede preocuparles divulgar accidentalmente información que no deseen que otros conozcan, advierte Hong.

Hong y sus colegas de Carnegie Mellon han desarrollado una herramienta similar para compartir la localización llamada Locaccino como parte de su investigación. Esta herramienta proporciona a los usuarios un mayor control sobre la información que comparten. "Una cosa que hemos descubierto es que la gente se preocupa menos sobre la privacidad a lo largo del tiempo, cuando no suceden las cosas que al principio se temía que sucediesen", advierte Hong. Sospecha que un modelo similar podría aplicarse a otros servicios que hacen un seguimiento del comportamiento del usuario, incluyendo myUnity.

Hong cree que existe una buena probabilidad de que estas herramientas se conviertan en algo común, para ayudar a poner orden en los lugares de trabajo distribuidos. "Creo que también existen grandes utilidades para un servicio similar fuera del trabajo", añade, "ya que estamos observando una conciencia general sobre dónde están los amigos y la familia con Foursquare y otros servicios".

FX Palo Alto Laboratory no ha explorado esa posibilidad, aunque Biehl afirma que la tecnología de myUnity podría ser fácilmente transferida a una aplicación de consumo.