¿Quiere usar su iPhone en el trabajo?

Por Roger Cheng

Para muchos empleados, el BlackBerry de la compañía simplemente no es la última Coca-Cola en el desierto.

A medida que la gente incorpora teléfonos inteligentes cada vez más sofisticados a su vida privada, clama por usar esos aparatos en el lugar de trabajo también. Y muchos de sus jefes están abandonando la política de exclusividad de BlackBerry para permitir una mayor gama de aparatos móviles, incluso tabletas como el iPad.

Este arreglo puede traer beneficios para ambas partes. Las empresas no tienen que comprar tantos teléfonos para sus empleados. Entretanto, los empleados no tienen que cargar con dos aparatos y la gente que antes no tenía un teléfono de dotación ahora puede tener uno.

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Pero también hay muchos reveses potenciales. Pocos teléfonos inteligentes ofrecen las características de seguridad por las cuales es conocido el BlackBerry. Los departamentos de tecnología de la información también tienen problemas para respaldar programas empresariales instalados en los nuevos sistemas operativos móviles, como el Android, de Google Inc. Es más, permitir el uso de teléfonos personales plantea un interrogante difícil: ¿cuánto control tiene la compañía sobre el aparato? y ¿qué ocurre, por ejemplo, cuando alguien renuncia y su teléfono está cargado de documentos empresariales con información confidencial?

Las compañías que más éxito han tenido con esta modalidad están dando a sus empleados mayor libertad, pero también están buscando un mayor nivel de responsabilidad por parte de ellos. Les piden que asuman la tarea de velar por la seguridad del aparato con la instalación de contraseñas y complejas funciones, así como que cubran parte del costo.

He aquí un vistazo a algunas de las estrategias más inteligentes que las compañías están usando para mantener el equilibrio.

Bloquear y borrar

La mayoría de las compañías comienzan con una línea de defensa muy básica: insistir en que los trabajadores usen la función de contraseña que se encuentra en todo teléfono inteligente. La contraseña impide que otros usuarios accedan a cualquiera de las funciones básicas del teléfono, obligando a la mayoría de los ladrones comunes a borrar toda la información del aparato para poderlo usar. Eso es crucial, porque los empleados con frecuencia almacenan mensajes electrónicos y documentos adjuntos o información acerca de proyectos futuros en sus teléfonos.

Pero las contraseñas no son infalibles. Kimberly-Clark Corp. tiene una solución tajante: si un teléfono se pierde o lo roban, o un empleado se va de la empresa, la compañía borra todo el contenido del aparato por vía remota.

Protección de datos

A veces no es suficiente borrar datos después de que un trabajador extravía un teléfono. Empresas de diversos sectores —como medicina o finanzas— tienen que hacer mucho más para proteger información delicada.

Nationwide Mutual Insurance Co. usa software de Good Technology Inc. para separar una porción del aparato de un empleado estrictamente para uso corporativo. Guru Vasudeva, director de tecnología de Nationwide, llama esta porción "contenedor seguro", el cual alberga el acceso al correo electrónico empresarial, la libreta de direcciones y el calendario. Los correos electrónicos y los documentos adjuntos de trabajo pueden verse en el contenedor, pero no pueden moverse o descargarse al teléfono en sí. Si el aparato se pierde o la persona se va de la compañía, Nationwide puede borrar esa porción del aparato, dejando intacta la información personal.

Gestión de variedad

Además de la seguridad, hay muchos problemas técnicos con empleados que usan sus propios celulares en el trabajo. Empezando con la compatibilidad. Debido a que diferentes aparatos usan distintos sistemas operativos, se tiene que invertir más tiempo y recursos probando una versión diferente de la misma aplicación.

De momento, la mayoría de las compañías busca evitar esos problemas manteniendo las cosas simples. Los trabajadores que usan sus propios teléfonos inteligentes generalmente pueden acceder sólo a la red de correos electrónicos, no a otro software de la empresa. Los elementos más complicados, como aplicaciones que proveen acceso a programas de la compañía y bases de datos, están generalmente limitados a la plataforma BlackBerry.

Una solución virtual

Algunas compañías están trabajando en otras maneras de dar acceso a los trabajadores a más que el correo electrónico. Emplean una técnica llamada virtualización para permitir el acceso remoto a la computadora de escritorio que el empleado usa en la compañía. Esto se hace a través de aparatos móviles como el iPad. El método es más barato que instalar todos los programas de la compañía en computadoras portátiles de dotación. La virtualización aumenta la productividad y permite un acceso más ubicuo, según expertos.