La UDEM elevó los niveles de eficiencia y competitividad al mejorar sustancialmente su capacidad operativa en el área de mantenimiento, con base en la implementación de un sistema de administración estratégica de activos patrimoniales de IBM. El programa reporta un ahorro de 250 mil dólares en intendencia y 100 mil dólares en áreas verdes debido a una exitosa programación y, actualmente, el nivel de satisfacción del usuario final es entre 90 y cien por ciento, a diferencia del año anterior que estaba entre el 40 y 60 por ciento.
De igual forma, a un año de haberse implementado y teniendo las mismas condiciones climatológicas y estudiantiles, y con un crecimiento en el número de órdenes en más de 50 por ciento, se incrementó la eficiencia en el tiempo de respuesta y solución de una órden de trabajo en un 19 por ciento, contando con la misma plantilla laboral.
“La implementación de procesos estandarizados a través de un sistema de mantenimiento fue la clave para controlar toda la operación de la Universidad y asegurar la continuidad de la misma”, comentó el ingeniero Carlo Enrique Vázquez Hernández, Gerente de Mantenimiento de la Universidad de Monterrey y líder del proyecto. “Dado los ahorros que hemos obtenido, ha sido posible recuperar nuestra inversión en sólo un año, además de mejorar nuestro servicio dramáticamente y aumentar la eficiencia de nuestros colaboradores, lo que fue un aliciente al lograr un mejor balance entre su vida personal y su vida laboral”, agregó.
“En IBM tenemos el compromiso con nuestros clientes de ofrecerles soluciones de alto valor, para que a través de ellas puedan hacer a sus organizaciones trabajar de una manera más instrumentada, interconectada e inteligente. Nos llena de orgullo ver que nuestros clientes han tenido grandes beneficios debido a la buena planeación que logran y a nuestra tecnología”, afirmó César Fernández Cárdenas, Director comercial de IBM para el territorio norte del país.
En base al sostenido crecimiento de sus instalaciones, la UDEM requirió introducir servicios y tecnologías de la información para mejorar la administración de sus áreas de mantenimiento. Con el trabajo de consultoría de Ciisa, Business Partner de IBM, la institución implementó la solución de Maximo, un sistema de administración estratégica de activos patrimoniales, basado en aplicaciones de arquitectura web. Ésta es una solución que contribuye a la construcción de un planeta más inteligente.
Esta tecnología almacena y administra datos referentes a las organizaciones de acuerdo a las reglas y procesos del negocio y permite a la Universidad analizar información relevante para la toma de decisiones inteligentes en rubros como costos de mano de obra y materiales, tiempos de ejecución, eficiencias, tipos y frecuencias de fallas, presupuestos y satisfacción del cliente, haciendo posible mejorar las instalaciones y jardines, los cuales impactan no sólo la salud y seguridad de los estudiantes y trabajadores, sino que también en el entorno general. Maximo le ha brindado a la institución una mejor visión interna de su infraestructura, desde iluminación y mobiliario, hasta jardinería y limpieza, las áreas de mantenimiento pueden monitorear los activos de la universidad y de todo su ciclo de vida para tener un acercamiento proactivo en lugar de uno reactivo.
En cuanto a otros beneficios, hace un año la Universidad tenía un reporte mensual superior a 3 mil órdenes de trabajo, actualmente se cuenta con 250, lo que significa una reducción del 92 por ciento. De igual forma, la eficiencia mensual por especialidad incrementó en promedio 16 por ciento en cada una de ellas. Asimismo, la Universidad implementó un sistema de inspecciones proactivas de trabajo, para con esto adelantarse a las necesidades del usuario, esto dio como resultado que únicamente el 11.6 por ciento de las órdenes de trabajo son reportadas por los usuarios. El promedio de finalización de órdenes de trabajo se redujo de 28.1 días por orden a 1.9 días, lo que significa una disminución del 93.3 por ciento en tiempo y un ahorro de 208 horas hombre de trabajo por cada orden, y por lo tanto, mayor eficiencia y agilidad en la atención de éstas. Por último, se redujeron las fallas críticas del 12 por ciento hasta al 0.46 por ciento (3 órdenes en total por mes).
Con la tecnología de IBM, la asesoría de CIISA y la buena ejecución y planeación de UDEM, este proyecto ha generado cambios significativos en la manera en que trabajaba la Universidad; es una solución que permite trabajar de manera más ordenada e inteligente y ha generado resultados impresionantes a un año de su implementación.
El proyecto fue implementado en octubre de 2009, con una inversión de 130 mil dólares.
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